Event-Apps und Plattformen im Firmenverzeichnis

Funktionen von Event-Apps und PlattformenEine Event-App ersetzt das gedruckte Programmheft und ergänzt es um Funktionen, die Papier nicht bieten kann: persönliche Agenda, Raumpläne, Push-Nachrichten bei Änderungen, Profile der Referierenden, Umfragen und Fragen aus dem Publikum, Matchmaking zwischen Teilnehmenden sowie Ausstellerverzeichnisse mit Terminbuchung. Plattformen für digitale und hybride Formate gehen einen Schritt weiter. Sie übertragen Vorträge per Livestream, bieten virtuelle Messestände, Chat- und Videoräume und stellen Aufzeichnungen nach der Veranstaltung bereit.Anbieter liefern entweder eine Standard-App, die je Veranstaltung mit Inhalten befüllt wird, oder eine Lösung im Erscheinungsbild des Veranstalters, die in den App-Stores unter dessen Namen erscheint. Dazu kommen Redaktionsdienste, die Programmdaten einpflegen, und Support während der Veranstaltung.Auswahl und ProjektablaufOb Teilnehmende eine App nutzen, hängt weniger von der Zahl der Funktionen ab als davon, ob Programm und Teilnehmerdaten aktuell sind. Deshalb lohnt es sich, zuerst die Datenquellen zu klären: Kommt das Programm aus einem Abstract-System, die Teilnehmerliste aus der Registrierung, das Ausstellerverzeichnis aus der Standvergabe? Sinnvolle Fragen an Anbieter:Welche Schnittstellen bestehen zu Registrierung, Abstract-Management und Kundenverwaltung?Läuft die Anwendung auch im Browser ohne Installation?Wie wird Networking gegen unerwünschte Kontaktaufnahmen abgesichert?Welche Kennzahlen erhält der Veranstalter, und sind sie personenbezogen?Wie stabil ist der Livestream bei vielen gleichzeitigen Zuschauern, und wer betreut ihn?Können Aussteller ihre Einträge selbst pflegen und Kontakte am Stand per Scan erfassen?Eine App unter eigenem Namen braucht wegen der Freigabe durch die App-Stores mehr Vorlauf als eine Standard-App. Inhalte werden meist bis kurz vor Beginn nachgepflegt.Datenschutz, Endgerätezugriff und BarrierefreiheitApps speichern Informationen auf dem Smartphone und lesen sie wieder aus. Nach § 25 Abs. 1 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) ist das grundsätzlich nur mit Einwilligung zulässig; § 25 Abs. 2 nennt Ausnahmen, etwa wenn der Zugriff unbedingt erforderlich ist, um einen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Für die Verarbeitung der Teilnehmerdaten gilt die DSGVO, darunter Art. 25 mit dem Grundsatz des Datenschutzes durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Werden Server außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums genutzt, sind die Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Verkauft die Plattform Leistungen an Verbraucher, kann zudem das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz greifen (§ 1 Abs. 3 Nr. 5 BFSG). Dieser Überblick ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.Wer Apps und Plattformen betreutIn Agenturen und Kongressorganisationen pflegen oft Veranstaltungskaufleute oder Geprüfte Veranstaltungsfachwirte die Inhalte, während Entwicklung und Betrieb bei IT-Fachleuten der Anbieter liegen. Für Livestreams kommen Fachkräfte für Veranstaltungstechnik hinzu, deren Ausbildung eine Verordnung von 2016 regelt. Studiengänge zu digitalen Veranstaltungsformaten und Medienmanagement listet die Seite Studium.Passende ErgänzungenDie technische Produktion von Übertragungen bieten Anbieter für Streaming und Broadcast an, Konzepte für gemischte Formate die Seite Hybride und digitale Veranstaltungen. Für belastbares WLAN vor Ort sorgt Event-IT, WLAN und Netzwerke, und die Daten der Teilnehmenden stammen meist aus dem Teilnehmer- und Registrierungsmanagement.