Akkreditierung, Badges und Namensschilder im Firmenverzeichnis

Von der Akkreditierung zum fertigen BadgeAkkreditierung bedeutet, dass ein Veranstalter Personen nach einer Prüfung bestimmte Rechte einräumt. Journalistinnen und Journalisten erhalten Zugang zum Pressebereich, Crew und Dienstleister zu Bühne und Backstage, Ehrengäste zu einer Lounge. Anbieter dieser Leistung stellen Antragsportale bereit, über die Personen oder Firmen ihre Daten und Nachweise einreichen, organisieren die Freigabe durch den Veranstalter und erzeugen daraus Ausweise mit Foto, Funktion und Zutrittszonen.Die Bandbreite reicht vom einfachen Namensschild, das am Check-in aus dem Drucker kommt, über Badges mit Barcode oder NFC-Chip bis zu fälschungserschwerten Ausweisen mit Hologramm für Großveranstaltungen. Zum Angebot gehören außerdem Bänder, Hüllen und Clips, Farbsysteme für Zutrittsstufen sowie Druckstationen, an denen Badges vor Ort personalisiert werden.Planung aus Sicht des VeranstaltersDer erste Schritt ist ein Zonenplan: Welche Bereiche gibt es, wer darf wann wohin, und wer entscheidet über Ausnahmen? Aus diesem Plan ergeben sich die Badge-Kategorien. Anbieter fragen in der Regel nach der Zahl der Personen je Kategorie, nach Antragsfristen und nach dem Verfahren für Nachmeldungen. Vor der Beauftragung sollten außerdem diese Punkte geklärt sein:Wird das Badge am Eingang nur angesehen oder elektronisch gelesen?Wer prüft Presseausweise, Auftragsbestätigungen oder Arbeitgeberbescheinigungen?Wie wird ein verlorenes Badge gesperrt und ersetzt?Aus welchen Materialien bestehen Badges und Bänder, und werden sie nach der Veranstaltung zurückgenommen?Bei Tourneen, Festivals und großen Messen beginnt die Akkreditierung von Crew und Dienstleistern oft deutlich vor der Gästeregistrierung, damit Aufbauteams am ersten Tag Zugang haben.Sicherheit und DatenschutzZutrittszonen sind Teil der Sicherheitsorganisation. Die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO, Fassung Juli 2014) macht den Ordnungsdienst in § 43 Abs. 4 unter anderem für die Kontrolle an den Ein- und Ausgängen und an den Zugängen zu den Besucherblöcken verantwortlich; Badges und Lesegeräte sind dabei sein Werkzeug. Für Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen sieht § 43 Abs. 2 ein Sicherheitskonzept vor, das unter anderem die Mindestzahl der Ordnungskräfte und die betrieblichen Sicherheitsmaßnahmen festlegt. Akkreditierungsstufen werden sinnvollerweise darauf abgestimmt.Für Antragsdaten und Fotos gilt die DSGVO. Art. 5 Abs. 1 lit. c fordert Datenminimierung, Art. 13 die Information der Betroffenen bei der Erhebung. Übernimmt ein externer Akkreditierungsdienst die Verarbeitung, gehört eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO zum Auftrag. Ob für einzelne Bereiche weitergehende Überprüfungen von Personen zulässig sind, hängt vom Einzelfall ab; diese Frage beantwortet kein Verzeichnis.Berufe und WeiterbildungAkkreditierungsstellen großer Veranstaltungen führen häufig Veranstaltungskaufleute oder Geprüfte Veranstaltungsfachwirte, die Prozesse und Fristen steuern; Presseakkreditierungen liegen oft bei der Unternehmenskommunikation. Für die Bewachung zugangsgeschützter Großveranstaltungen in leitender Funktion verlangt § 34a Abs. 1a GewO von Wachpersonen im Bewachungsgewerbe eine Sachkundeprüfung vor der Industrie- und Handelskammer. Ausbildungs- und Studienwege der Branche sind unter Studium zusammengestellt.Verwandte LeistungenWer Badges direkt mit der Anmeldung verknüpfen will, findet Systeme unter Teilnehmer- und Registrierungsmanagement, für Tickets mit Einlassprüfung unter Ticketing und Einlasskontrolle. Personal für Check-in-Counter vermittelt Eventpersonal und Hostessen, Kontrollkräfte stellt der Sicherheits- und Ordnungsdienst.