Auf einen Blick
- Standort
- Hamburg (Sitz)
- Produkte
- ConfTool Standard (lokale Installation), ConfTool Pro (gehostet, mit Support)
- Hosting
- Server in Deutschland, separate Datenbank je Konferenz
- Erfahrung
- über 5.000 Organisatoren (Eigenangabe)
- Sprachen
- über 15 (Eigenangabe)
- Für wen
- Kongress- und Tagungsveranstalter, Verbände und Vereine, Unternehmen
- Formate
- Kongress, Tagung, Workshop, akademische Konferenz, Symposium, virtuelle und hybride Konferenz
Wissenschaftliche Tagungen leben von Einreichungen, Gutachten und einem dichten Programm. Für diese Abläufe entwickelt die ConfTool GmbH aus Hamburg eine webbasierte Software, die Organisatoren von akademischen Konferenzen, Workshops, Tagungen und Kongressen nutzen, vor Ort ebenso wie virtuell oder hybrid. Die Oberfläche steht nach eigenen Angaben in mehr als 15 Sprachen bereit.
Das System begleitet eine Veranstaltung von der Beitragseinreichung bis zur Abrechnung. Autoren reichen Beiträge online ein, Gutachter bewerten sie offen, anonym oder im Doppelblindverfahren, und das Programmkomitee stellt daraus Sitzungen und Tracks zusammen. Teilnehmende melden sich über anpassbare Formulare an, Rechnungen entstehen automatisch, gezahlt wird unter anderem per PayPal oder Stripe.
Es gibt zwei Ausführungen. ConfTool Standard ist eine Open/Shared-Source-Lösung für die eigene Installation ohne Support und auf Veranstaltungen mit etwa 100 bis 150 Teilnehmenden ausgelegt. ConfTool Pro läuft als gehosteter Dienst mit technischem Support auf eigenen Servern in Deutschland, mit getrennter Datenbank je Konferenz und Löschung der Daten nach Projektende. Nach eigenen Angaben haben bereits mehr als 5.000 Organisatoren ihre Veranstaltungen damit abgewickelt.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Beitragseinreichung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Online-Einreichung mit anpassbaren Formularen, Beitragstypen, Tracks, Fristenüberwachung und bis zu drei Datei-Uploads je Beitrag. |
| Begutachtung (Peer Review) | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Offene, anonyme oder Doppelblind-Gutachten, Bieterfunktion, automatische Zuweisung mit Erkennung von Interessenkonflikten. |
| Programmplanung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Planung von Sitzungen und Vorträgen, persönliche Agenda, Datenexport für den Konferenzband. |
| Teilnehmeranmeldung und Abrechnung | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Anpassbare Anmeldeformulare mit Zulassungsgrenzen, Rabattcodes, automatischer Rechnung und Zahlung per PayPal, Stripe oder Gateway-Modul. |
| Virtuelle und hybride Konferenzen | Event-Apps und Plattformen | Links zu Streams je Sitzung, Diskussionsforen, persönliche Chats und Anzeige persönlicher Zeitzonen. |
| Namensschilder und Frontdesk | Akkreditierung, Badges und Namensschilder | Namensschilder, Teilnehmerlisten und Frontdesk-Funktionen für die Tagung vor Ort. |
| ConfTool Standard und ConfTool Pro | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Standard zur lokalen Installation ohne Support für etwa 100 bis 150 Teilnehmende, Pro als gehosteter Dienst mit Support. |
Angaben der Firma auf ihrer Website, abgerufen am 13. Oktober 2026, geprüft am 16. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
In welche Formate lassen sich Einreichungen exportieren?
ConfTool Pro exportiert Einreichungen als MS Excel, XML und CSV, Abstracts direkt nach MS Word, dazu Autorendetails, Autorenindex und Begutachtungsergebnisse. Die Standardversion bietet einen Export im CSV-Format.
Bietet ConfTool eigenes Streaming für Online-Konferenzen?
Nein. Die Software stellt kein Streaming und kein Videokonferenz-Tool bereit, sondern verknüpft Sitzungen und Präsentationen mit externen Ressourcen. Vortragende können bis zu drei Dateien hochladen, etwa Folien mit Tonspur oder kurze Videos von rund 200 MB.
Wie groß dürfen hochgeladene Dateien sein?
In der Pro-Version gilt als Vorgabe eine Grenze von 20 MB je Upload, die sich auf bis zu 230 MB erhöhen lässt. Bei ConfTool Standard hängt die Grenze von der Serverkonfiguration ab und liegt bei etwa 10 MB.