Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung im Firmenverzeichnis

Planungssoftware für Häuser und Veranstalter

Veranstaltungsstätten und Tagungshotels verwalten Räume, Termine und Leistungen oft in eigener Branchensoftware. Typische Bausteine sind ein Belegungskalender mit Optionen und festen Buchungen, Raumvarianten mit verschiedenen Bestuhlungen, Angebots- und Vertragserstellung, Funktions- oder Bankettaufträge für Küche, Technik und Reinigung, die Planung von Personal und Mobiliar sowie Abrechnung und Auswertungen. Auf Seiten der Veranstalter und Agenturen gibt es Projektwerkzeuge mit Aufgabenlisten, Budget, Ablauf- und Regieplan und Lieferantenverwaltung, teils verbunden mit Zeichenprogrammen für Grundrisse.

Die Zahl möglicher Anwender ist groß. Das Meeting- & EventBarometer 2025/26 zählt 8.027 Tagungs- und Veranstaltungsstätten mit mindestens 100 Sitzplätzen in Reihe im größten Raum, darunter 3.443 Tagungshotels und 2.765 Eventlocations. Der größte Raum je Haus war 2025 im Mittel an 173,8 Tagen belegt, Auf- und Abbautage eingerechnet.

Auswahlkriterien

Welche Lösung passt, hängt davon ab, ob ein einzelnes Haus, eine Gruppe mit mehreren Standorten oder ein Veranstalter mit wechselnden Orten plant. Anbieter sollten erklären, wie Optionen und Fristen überwacht werden, ob Kunden über ein Portal selbst anfragen können und welche Schnittstellen zu Hotelsoftware, Kassensystem, Buchhaltung und Gebäudetechnik bestehen. Bei Raumplänen ist zu klären, ob Bestuhlungsvarianten maßstäblich gezeichnet und mit Kapazitäten hinterlegt werden. Für die Einführung sind Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulungen und eine Testphase einzuplanen; ein Wechsel mitten in der Hauptsaison gefährdet laufende Buchungen.

Bestuhlungsplan, Kapazitäten und Datenschutz

Wie viele Personen ein Raum aufnehmen darf, ergibt sich nicht aus der Software, sondern aus der Genehmigung. Die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO, Fassung Juli 2014) sieht in § 44 Abs. 5 vor, die Anordnung der Sitz- und Stehplätze einschließlich der Plätze für Rollstuhlbenutzer sowie den Verlauf der Rettungswege in einem Bestuhlungs- und Rettungswegeplan im Maßstab von mindestens 1:200 darzustellen, für jede vorgesehene Anordnung in einem eigenen Plan. § 32 untersagt, die genehmigte Platzzahl zu überschreiten oder die genehmigte Anordnung zu ändern, und verlangt einen gut sichtbaren Aushang des Plans in der Nähe des Haupteingangs. Ergeben die Bauvorlagen nichts anderes, setzt § 1 Abs. 2 einen Besucher je Quadratmeter bei Sitzplätzen an Tischen und zwei bei Reihenbestuhlung an. Maßgeblich ist das Landesrecht; Planungssoftware bildet idealerweise die genehmigten Varianten ab, statt Kapazitäten frei zu berechnen.

Kundendaten, Ansprechpartner und Gästelisten fallen unter die DSGVO. Für gehostete Systeme sind ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 und Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO vorgesehen; ein Zertifikat nach ISO/IEC 27001:2022 kann die Informationssicherheit eines Anbieters belegen.

Berufe im Veranstaltungsvertrieb

In Veranstaltungsstätten arbeiten mit solcher Software vor allem Veranstaltungskaufleute in Vertrieb und Projektleitung sowie Fachkräfte aus der Hotellerie in Bankettabteilungen. Technische Fragen zu Bühnen und Szenenflächen klären oft Meisterinnen und Meister für Veranstaltungstechnik, die § 39 MVStättVO zu den Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik zählt. Studiengänge mit Schwerpunkt Veranstaltungs- oder Hotelmanagement finden sich unter Hochschulen.

Verwandte Leistungen

Häuser, die solche Software einsetzen, stehen unter Kongress- und Tagungszentren und Eventlocations und Eventhallen. Mobiliar für die geplanten Bestuhlungen bietet der Mobiliar- und Ausstattungsverleih; die Teilnehmerdaten für Tagungen liefert das Teilnehmer- und Registrierungsmanagement.