Auf einen Blick
- Gründung
- seit 2014 im Teilnehmermanagement (Eigenangabe)
- Standorte
- Wien (Sitz); Berlin, Frankfurt am Main; Zürich
- Hosting
- Deutschland, Frankfurt am Main (Eigenangabe)
- Schnittstellen
- CRM (HubSpot, Microsoft Dynamics, Salesforce), Webinar-Tools, SSO über Entra ID, offene API
- Für wen
- Unternehmen, Öffentliche Hand, Eventagenturen, Kongress- und Tagungsveranstalter
- Formate
- Empfang, Dinner, Gala, Award-Show, Kongress, Tagung, Webinar, Hybridveranstaltung
Einladungen verschicken, Anmeldungen erfassen und Gäste am Eingang empfangen: Diese Abläufe bei Geschäftsveranstaltungen bündelt die Invitario GmbH in einer browserbasierten Software. Das Unternehmen mit Sitz in Wien unterhält in Deutschland Standorte in Berlin und Frankfurt am Main, dazu ein Büro in Zürich. Seit 2014 konzentriert es sich auf Einladungs- und Teilnehmermanagement, früher trat das Angebot unter dem Namen Eventbutler auf.
Die Plattform deckt Save-the-Date, Einladung, Erinnerung, Anmeldeformulare mit Sessions und Tickets sowie den Einlass per QR-Code ab. Eventseiten und Mailings lassen sich ohne Herstellerlogo im eigenen Erscheinungsbild gestalten und über die Absenderdomain des Auftraggebers versenden. Am Veranstaltungstag zeigt eine digitale Gästeliste auf Smartphone, Tablet oder Laptop, wer eingetroffen ist; Namensschilder entstehen direkt vor Ort. Auf Wunsch stellt Invitario Drucker und Scanner und weist das Empfangsteam am Check-in ein.
Eingesetzt wird die Software bei Empfängen, Dinner, Galas, Award-Shows, Fachkongressen und Tagungen, außerdem für virtuelle und hybride Formate mit angebundenen Webinar-Werkzeugen. Schnittstellen bestehen zu verbreiteten CRM-Systemen, zu Single Sign-on und über eine offene API. Die Daten liegen nach eigenen Angaben auf Servern in Frankfurt am Main. Seit 2022 gibt das Unternehmen jährlich eine Eventstudie zu Business-Events in Deutschland und Österreich heraus.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Einladungsmanagement | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Save-the-Date, Einladung, Reminder und Follow-up mit Status in Echtzeit, Segmentierung und Versand über die eigene Absenderdomain. |
| Event Registrierung | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Anmeldeformulare, Sessions und Tickets mit automatischen Bestätigungen, Warteliste und QR-Code-Tickets. |
| Einlassmanagement | Ticketing und Einlasskontrolle | Check-in per QR-Code mit Live-Status, Badge-Druck vor Ort und Hardware auf Wunsch. |
| Gästemanagement | Akkreditierung, Badges und Namensschilder | Digitale Gästeliste auf Smartphone, Tablet oder Laptop mit Kennzeichnung von VIPs, Speakern und Presse sowie Ankunftsalarm. |
| Virtuelle und hybride Events | Event-Apps und Plattformen | Event-Website, Agenda und Reporting mit angebundenen Webinar-Werkzeugen, nativ verknüpft mit TwentyThree. |
| Vor-Ort-Service | Ticketing und Einlasskontrolle | Beratung zum Check-in-Aufbau, Einweisung des Empfangsteams und Leihgeräte wie Drucker und Scanner, optional buchbar. |
Angaben der Firma auf ihrer Website, abgerufen am 13. Oktober 2026, geprüft am 21. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
Muss für die digitale Gästeliste Software installiert werden?
Nein. Die Gästeliste läuft im Browser auf Smartphone, Tablet oder Laptop, eine Installation ist nicht nötig. Zusätzlich gibt es eine App für iOS-Geräte.
Wie lässt sich die Zustellung von Einladungsmails verbessern?
Invitario unterstützt die IT des Veranstalters bei der Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC und versendet über eine Absenderadresse der eigenen Domain. Abmeldelinks und segmentierte Verteiler sollen Beschwerden verringern.
Können Mitarbeitende ohne Zugang erfahren, wenn wichtige Gäste ankommen?
Ja. Benachrichtigungen beim Eintreffen ausgewählter Gäste lassen sich auch an Kolleginnen und Kollegen ohne eigenes Konto schicken, etwa an Vertrieb oder Management.
Was passiert mit den Teilnehmerdaten nach Vertragsende?
Die Daten bleiben gespeichert, solange das Konto aktiv ist. Nach Ende des Vertrags werden sie gemäß Vereinbarung gelöscht oder anonymisiert; eigene Löschfristen legt der Veranstalter fest.