Bargeldlose Bezahlsysteme und RFID im Firmenverzeichnis

Wie Cashless-Systeme funktionieren

Bargeldlose Bezahlsysteme ersetzen an Bars, Verkaufsständen und Garderoben das Bargeld durch Guthaben oder direkte Kartenzahlung. Verbreitet sind zwei Modelle. Im geschlossenen System laden Gäste Geld auf ein Armband, eine Karte oder ein Konto in der App, die Verkaufsstellen buchen davon ab, und Restguthaben wird nach der Veranstaltung erstattet. Im offenen System zahlen Gäste mit Giro- oder Kreditkarte oder dem Smartphone direkt an Terminals der Verkaufsstellen. Mischformen erlauben beides.

Anbieter liefern je nach Auftrag Kassenhardware und Software, RFID-Armbänder oder Karten, Aufladestationen, Personal für Support und Schulung sowie die Abrechnung mit Gastronomen und Standbetreibern. RFID-Armbänder dienen oft zugleich als Eintrittskarte, sodass Einlass und Bezahlung auf einem Medium liegen. Für den Veranstalter entsteht dabei ein genaues Bild der Umsätze nach Stand, Produkt und Uhrzeit.

Auswahl: Gebühren, Netz und Abrechnung

Am Anfang der Auswahl steht die Frage, wer welche Gebühren trägt und wann die Umsätze ausgezahlt werden. Dazu kommt die Technik: Terminals brauchen eine Datenverbindung, und an Orten ohne verlässliches Mobilfunknetz sollten Kassen offline weiterarbeiten können. Fragen an Anbieter sind etwa:

• Wie wird Restguthaben erstattet, mit welcher Frist und welchem Aufwand für die Gäste?
• Welche Auswertungen zu Umsätzen je Stand und Zeitraum erhält der Veranstalter?
• Wie werden Standbetreiber angebunden und abgerechnet?
• Welche Reserve an Geräten und Personal steht bei Ausfällen bereit?
• Wie lassen sich verlorene Armbänder sperren und Guthaben übertragen?

Weil Gastronomie, Standbetreiber und Ticketing beteiligt sind, beginnt die Abstimmung meist früh im Planungsprozess. Probeläufe mit allen Verkaufsstellen finden in der Aufbauphase statt.

Kassen- und Zahlungsrecht im Überblick

Elektronische Kassen unterliegen steuerlichen Vorgaben. § 146a Abs. 1 der Abgabenordnung verlangt, dass elektronische Aufzeichnungssysteme jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln, vollständig und richtig erfassen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sind. Abs. 2 sieht vor, den Beteiligten einen Beleg auszustellen; bei Verkäufen an eine unbestimmte Vielzahl von Kunden kann die Finanzbehörde davon befreien. Für Guthabensysteme stellt sich zusätzlich die Frage nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz: § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG nimmt unter bestimmten Voraussetzungen Zahlungsinstrumente aus, die nur in den Geschäftsräumen des Emittenten oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern eingesetzt werden können. Ob ein konkretes System darunter fällt, ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls. Personalisierte Armbänder verarbeiten zudem personenbezogene Daten, für die die DSGVO gilt.

Berufe zwischen Gastronomie und Technik

Die Einführung eines Cashless-Systems verbindet kaufmännische und technische Aufgaben. Veranstaltungskaufleute und Geprüfte Veranstaltungsfachwirte planen Abrechnung und Standbetreiber, Fachkräfte für Veranstaltungstechnik und Netzwerkspezialisten sorgen für Strom und Datenverbindung der Kassen. Wer solche Abläufe künftig leiten möchte, findet passende Studienangebote unter Studium.

Verwandte Leistungen

Die Verkaufsstellen selbst betreiben Anbieter für Getränke- und Barservice sowie Foodtrucks und mobile Gastronomie. Wenn Armband und Ticket zusammenfallen, ist Ticketing und Einlasskontrolle der nächste Schritt. Die Netzanbindung der Kassen gehört zu Event-IT, WLAN und Netzwerke, Strom für Terminals und Aufladestationen liefert die Mobile Stromversorgung.