Auf einen Blick
- Gründung
- 2016 als GigPlaner UG, seit 2020 CrewBrain GmbH
- Sitz
- Baden-Baden; für Amerika CrewBrain, Inc., New York
- Benutzer
- mehr als 45.600 in 24 Ländern (Eigenangabe)
- Branchen
- Veranstaltungstechnik, Catering, Sicherheitsdienste, Personaldienstleister, Tourismus
- Hosting
- Hauptserver in Deutschland
- Schnittstellen
- 12 Rental- und ERP-Systeme, REST-API, Office 365, iCal, DATEV-Export, MCP
- Testzugang
- 30 Tage
Wer Aufbau, Show und Abbau mit festem Personal, Aushilfen und Freelancern besetzt, kann die Einsätze bei CrewBrain aus Baden-Baden in einer webbasierten Software planen. Sie richtet sich nach Firmenangaben an Veranstaltungstechnik, Catering und Eventgastronomie, Sicherheits- und Personaldienstleister sowie Anbieter von Führungen; ein Basistarif ist für Vereine und Bands gedacht.
Projekte gliedern sich in Haupt- und Unterjobs, etwa für mehrere Bühnen eines Festivals oder mehrwöchige Tourneen. Je Job wird der Bedarf hinterlegt, Filter nach Kategorie, Qualifikation, Zertifikat und Entfernung zur Location grenzen die passenden Leute ein, Doppelbuchungen meldet das System. Die Crew sagt per App zu und erfasst ihre Zeiten dort, an einem Stempelterminal oder über einen RFID-Chip, auf Wunsch nur innerhalb eines GPS-Radius um den Einsatzort. Pausen, Zuschläge und Reisekosten berechnet CrewBrain automatisch und übergibt sie per DATEV-Export an die Lohnbuchhaltung. Für die Arbeitnehmerüberlassung führt ein eigenes Modul Verträge, Einsatzzeiten und Leistungsnachweise zusammen, weitere decken Fuhrpark, Fahrtenbuch und Gefährdungsbeurteilungen ab.
Aufträge holt die Software aus zwölf angebundenen Rental- und ERP-Systemen, dazu kommen eine REST-API mit Webhooks, Kalenderabgleich mit Office 365 und iCal sowie ein MCP-Server für KI-Werkzeuge. Seit August 2026 ist der Chat-Assistent CrewBee eingebaut. Nach eigenen Angaben arbeiten mehr als 45.600 Benutzer in 24 Ländern mit dem System. Entwickelt wurde es zunächst unter dem Namen GigPlaner; 2016 entstand dafür in Baden-Baden eine UG, die im Oktober 2020 zur CrewBrain GmbH wurde. Für den amerikanischen Markt tritt die CrewBrain, Inc. mit Sitz in New York als Anbieterin auf.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Projekt- und Jobstruktur | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Projekte mit Haupt-, Unter- und Einzeljobs, Tagesarten für Arbeits-, Reise- und freie Tage, konfigurierbare Nummernkreise und neun Statusfarben. |
| Personaleinsatzplanung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Bedarf je Job als offene Posten, Suche nach Kategorie, Skill-Level, Zertifikat und Umkreis, Warnung bei Doppelbuchungen, Zusage der Crew per App. |
| Zeiterfassung und Abrechnung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Zeiterfassung über App, Stempelterminal oder RFID-Chip, optional nur im GPS-Radius der Location, automatische Pausen und Zuschläge, Reisekosten und DATEV-Export. |
| Arbeitnehmerüberlassung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Verwaltung von Überlassungsverträgen, Einsatzzeiten und Leistungsnachweisen mit Blick auf Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer, Dokumente bis zur digitalen Unterschrift. |
| Smartphone-App für die Crew | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Kalender und Stempeluhr, die auch ohne Netz läuft, Einstempeln per QR-Ausweis, Unterschrift der Zeiten vor Ort und Disposition unterwegs. |
| Schnittstellen und KI | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Zwölf angebundene Rental- und ERP-Systeme, Office-365- und iCal-Abgleich, REST-API mit Webhooks, MCP-Server und der Chat-Assistent CrewBee. |
| Fuhrpark und Arbeitssicherheit | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Fahrzeugdisposition mit Wartungsintervallen und Fahrtenbuch, Gefährdungsbeurteilungen, dokumentierte Sicherheitsunterweisungen und elektronisches Verbandbuch. |
Angaben der Firma auf ihrer Website, abgerufen am 14. Oktober 2026, geprüft am 15. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
Funktioniert die Zeiterfassung auch ohne Mobilfunkempfang?
Ja. Stempeluhr und Fahrtenbuch der App arbeiten offline und gleichen die Daten ab, sobald wieder Netz besteht. Disponenten können eine ganze Crew über QR-Ausweise auf einmal einstempeln und die Zeiten vor Ort gegenzeichnen lassen; auf dem Smartphone bleibt die laufende Schicht im Sperrbildschirm sichtbar.
Wo liegen die Daten und gibt es eine Anmeldung per Microsoft-Konto?
Nach eigenen Angaben stehen die Hauptserver in Deutschland und werden von beauftragten Hostingdienstleistern betrieben. Als Erweiterung lässt sich die Anmeldung über Microsoft Entra ID (Azure Single Sign-on) einrichten. Wer KI nutzen will, aber Daten im Haus halten muss, kann über den MCP-Server auch lokal betriebene Modelle anbinden.
Nach welchem Modell wird CrewBrain abgerechnet?
Es gibt die Tarife Essential, Standard und Enterprise mit monatlicher Grundgebühr und einem Preis je Benutzer. Gezählt werden wahlweise alle Personen mit Zugang oder nur die im jeweiligen Monat eingeplanten, dann mit einer Mindestzahl von 40. Module wie Arbeitnehmerüberlassung, Fahrzeugdisposition oder Dienstleisterverwaltung sind zubuchbar, der KI-Assistent wird nach Nutzung abgerechnet.
Lassen sich Subunternehmer mit eigenem Personal einplanen?
Über die Dienstleisterverwaltung werden Subdienstleister direkt angefragt; anders als einzelne Mitarbeiter lassen sie sich beliebig oft für denselben Job anfragen. Freelancer bekommen eigene App-Zugänge, und mit einem Gastzugang sehen externe Kräfte nur die Einsätze, für die sie angefragt wurden.