Auf einen Blick
- Gründung
- 1986 (erste Programmversion), GmbH seit 2000
- Standorte
- Speyer (Sitz), Niederlassungen in Monheim und Kirchdorf (Bayern)
- Einsatzgebiet
- Deutschland, Österreich und Schweiz (mit Vertriebspartnern)
- Anwenderbetriebe
- über 1.000 (Eigenangabe)
- Datenhaltung
- auf dem Server des Kunden, keine Cloud
- Lizenzmodell
- Kauf oder Miete
- Für wen
- Hotellerie und Gastronomie, Betreiber von Veranstaltungsstätten, Kongress- und Tagungsveranstalter, Unternehmen
- Formate
- Bankett, Tagung, Kongress, Messecatering, interne Sitzung, öffentliche Veranstaltung mit Ticketing
Bankettprofi aus Speyer entwickelt, verkauft und betreut Bp Event, eine Branchensoftware, die Anfrage, Angebot, Auftrag und Abrechnung von Veranstaltungen in einer Datenbank zusammenführt. Eingesetzt wird sie in Bankettabteilungen von Hotels und Restaurants, bei Caterern, in Kongress- und Messehäusern, Stadien, Kliniken und Studierendenwerken sowie in Unternehmen, die interne Sitzungsräume verwalten. Nach eigenen Angaben arbeiten mehr als 1.000 Betriebe mit dem Programm.
Zum Grundumfang gehören Kundenverwaltung, Angebote und Aufträge, Rechnungen einschließlich E-Rechnung, Kalkulation sowie die Verwaltung von Räumen und Inventar mit Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit. Mehr als 30 Erweiterungen ergänzen etwa Dienstplanung mit digitaler Zeiterfassung, Einkauf, Küchenproduktion, Tischpläne, Gästelisten, Ticketing oder einen Lieferservice für Messestände. Schnittstellen verbinden das System mit Finanzbuchhaltungen wie DATEV, Sage oder Lexware, mit Kassen- und Hotelsoftware, Anzeigesystemen für digitale Beschilderung, Warenwirtschaft und Zahlungsdiensten, seit Version 12.2 auch mit KI-Anbietern.
Die Daten liegen auf dem Server des Kunden statt in einer Cloud, unterwegs greifen Nutzer per Tablet, Notebook oder Smartphone darauf zu. Lizenzen lassen sich kaufen oder seit 2020 auch mieten. Beratung und Betreuung übernehmen die Zentrale in Speyer und Niederlassungen in Bayern und im Rheinland; Nord- und Ostdeutschland decken zwei autorisierte Vertriebspartner ab, Österreich die Bankettprofi Österreich GmbH in Salzburg und die Schweiz ein Partner in Zürich.
Die Anfänge liegen im Jahr 1986: Damals setzte ein Hotelier seine selbst entwickelte Datenbanklösung im eigenen Haus ein. Ab Mitte der Neunzigerjahre wurde sie unter dem Namen Bankettprofi auch anderen Betrieben angeboten, im Jahr 2000 entstand die GmbH. Seit 2005 arbeitet das Team in einem eigenen Gebäude in der Speyerer Innenstadt, 2017 bekam die Software ihren heutigen Namen.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bp Event Grundsystem | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Kundenverwaltung, Angebote, Aufträge, Rechnungen mit E-Rechnung und Kalkulation in einer Datenbank, Räume und Inventar mit Verfügbarkeitsanzeige. |
| Konferenz- und Sitzungsräume | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Raum- und Verpflegungsanfragen über Intranet-WebApps, aktuelle Raum- und Bestuhlungspläne, Disposition der Veranstaltungstechnik. |
| Personalplanung und Zeiterfassung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Dienstplanung für eigenes und externes Personal, Schichtübernahme per WebApp, digitale Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonten. |
| Einkauf, Küche und Logistik | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Bedarfsgesteuerter Einkauf, Steuerung der Küchenproduktion, Logistik externer Caterings, Retouren und Pfandartikel, Messe-Lieferservice. |
| Gästeliste und Teilnehmerdaten | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Gästelisten mit Angaben zu jedem Teilnehmer, Einladungen, Sonderwünsche zu Speisen und Feedback nach der Veranstaltung. |
| Ticketing und Check-in | Ticketing und Einlasskontrolle | Eintrittskarten für öffentliche Veranstaltungen, Onlinereservierungen und elektronischer Check-in der Gäste. |
| Schnittstellen | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Anbindung an Finanzbuchhaltung, Kassen, Hotelsoftware, digitale Beschilderung, Warenwirtschaft, Zahlungsdienste, 3D-Raumplanung und KI-Dienste. |
| Schulung und Support | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Seminare in Speyer und online, Video-Tutorials, Online-Handbuch, deutschsprachige Hotline und jährliche Anwenderkonferenz. |
Angaben der Firma auf ihrer Website, abgerufen am 15. Oktober 2026, geprüft am 16. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
Wie werden neue Mitarbeitende in Bp Event eingearbeitet?
Bei einer Umstellung finden Schulungen vor Ort oder online direkt mit der eigenen Datenbank statt. Einzelne neue Kolleginnen und Kollegen besuchen Basisseminare am Firmensitz in Speyer oder online, Fortgeschrittene zweistündige Online-Seminare zu Einzelthemen. Ergänzend gibt es Video-Tutorials, ein Online-Handbuch und Kurzanleitungen.
Können mehrere Personen gleichzeitig mit der Software arbeiten?
Ja, mit einer Serverinstallation. Wie viele gleichzeitig arbeiten, hängt von der Zahl der Lizenzen ab; je Betrieb sind ein bis 100 parallele Nutzer möglich. Neben der Volllizenz gibt es eingeschränkte Lizenzen, etwa eine Passivlizenz nur zum Lesen oder eine Lizenz für Tischreservierungen.
Lässt sich Bp Event vor dem Kauf testen?
Eine Demoversion steht 30 Tage lang zum Ausprobieren bereit; den Download-Link gibt es nach Angabe der Kontaktdaten. Anschließend meldet sich das Verkaufsteam für Rückfragen und, wenn gewünscht, für ein Beratungsgespräch.
Wer hilft bei technischen Fragen im laufenden Betrieb?
Erste Ansprechstelle für Einrichtung und Weiterentwicklung ist der persönliche Betreuer, bei technischen Problemen das deutschsprachige Support-Team in Speyer. Kunden mit Hotline-Vertrag erreichen die Hotline im Notfall auch am Wochenende. Einmal im Jahr stellt eine Anwenderkonferenz neue Versionen und WebApps vor.