Auf einen Blick
- Gründung
- 2000 (als Web-Agentur; Produkt Converia seit 2009)
- Mitarbeiter
- rund 30 (Eigenangabe, Oktober 2026)
- Sitz
- Weimar
- Konferenzen pro Jahr
- über 1.000 (Eigenangabe)
- Hosting
- Rechenzentrum in Europa, ISO 27001 zertifiziert (Eigenangabe)
- Schnittstellen
- DATEV, SAP, Sage, LDAP, Shibboleth, OpenID-Connect, REST-API
- Für wen
- Kongress- und Tagungsveranstalter, Verbände, Kongressagenturen, Hochschulen und öffentliche Einrichtungen, Unternehmen
- Formate
- Fachkongress, Jahrestagung, wissenschaftliche Konferenz, medizinische Fortbildung, Weltkongress, Hybridveranstaltung
Für mehrtägige Fachkongresse mit Call for Papers, Gutachterverfahren und parallelen Vortragsreihen entwickelt die Converia GmbH aus Weimar ihre gleichnamige Konferenzsoftware. Einreichung, Begutachtung, Programm, Anmeldung, Rechnungen und Einlass greifen dort auf eine gemeinsame Personendatenbank zu, in der dieselbe Person zugleich als Teilnehmerin, Referentin und Gutachterin geführt werden kann. Eingesetzt wird das System von Hochschulen und Forschungseinrichtungen, Fachgesellschaften und Verbänden, Kongressagenturen sowie bei Business-Fachkonferenzen und medizinischen Fortbildungen.
Beiträge kommen als Abstract, Full Paper oder Präsentation über konfigurierbare Formulare herein, auch im LaTeX- oder Word-Format. Die Begutachtung lässt sich einfach oder doppelt verblindet organisieren, die Zuteilung an die Gutachter erfolgt manuell oder automatisch. Angenommene Beiträge werden per Drag-and-drop auf Tracks, Räume und Zeitfenster verteilt, wobei das System verhindert, dass jemand zur selben Zeit zwei Vorträge hält. Aus denselben Daten entstehen Online-Programm, Tagungsband und die Konferenz-App mit persönlichem Zeitplan und Push-Hinweisen. Bei der Anmeldung steuern Veranstalter Frühbucherstufen, Mitgliedertarife und ermäßigte Tarife mit Nachweis; Rechnungen mit mehreren Steuersätzen oder Reverse Charge verschickt die Software automatisch. Vor Ort werden QR-Codes gescannt und Badges am Counter oder an Selbstbedienungsterminals gedruckt, auf Wunsch getrennt nach Tag, Session oder Zusatzprogramm. Für medizinische Kongresse protokolliert Converia die Anwesenheit je Session und erstellt Bescheinigungen für die Fortbildungspunkte.
Gehostet wird nach Angaben des Unternehmens in Europa, in einem Rechenzentrum mit ISO-27001-Zertifikat; eine eigene Zertifizierung nach VdS 10000 ist in Vorbereitung. Schnittstellen gibt es zu DATEV, SAP und Sage, Logins laufen über LDAP, Shibboleth oder OpenID-Connect, weitere Systeme werden per REST-API angebunden. Lizenziert wird je Konferenz oder als Jahreslizenz, für Beratung, Technik und Ticketing gibt es getrennte Hotlines.
Entstanden ist das Unternehmen 2000 in Weimar als Web-Agentur; aus einem Konferenzauftrag ging die erste Kongresssoftware hervor, die 2009 als eigenes Produkt den Namen Converia erhielt. 2018 wurde der Agenturteil verkauft, seitdem konzentriert sich die GmbH ganz auf die Software. Nach eigenen Angaben arbeiten rund 30 Menschen daran, jährlich werden mehr als 1.000 Konferenzen mit dem System organisiert. Seit Mai 2025 läuft nach Firmenangaben ein von der Europäischen Union gefördertes Forschungsvorhaben, in dem Converia untersucht, wie künstliche Intelligenz die Programmplanung unterstützen kann.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Einreichung und Review | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Formulare für Abstracts, Full Papers und Präsentationen, Bewertung nach eigenen Kriterien, auf Wunsch einfach oder doppelt verblindet, Gutachterzuteilung manuell oder automatisch. |
| Programmplanung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Grafischer Planer mit Tracks, Gebäuden und Räumen, Prüfung auf Doppelbelegung von Referierenden, Online-Programm, Tagungsband als PDF und Export nach InDesign. |
| Anmeldung und Tarife | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Frühbucherstufen mit Stichtag, an Tickets gekoppelte Workshops, Nachweis-Upload für ermäßigte Tarife, Mitgliederimport per CSV, Gutscheine und Einladungslisten. |
| Zahlung und Rechnungen | Ticketing und Einlasskontrolle | Kreditkarte, Überweisung, Lastschrift, Google Pay und Apple Pay; Rechnungen mit mehreren Steuersätzen, Reverse Charge und Sammelrechnung; Export an DATEV, Sage oder SAP. |
| Check-in und Badges | Akkreditierung, Badges und Namensschilder | QR-Code und Badge aus dem Personendatensatz, Druck am Counter oder Selbstbedienungsterminal, Einlass je Konferenz, Tag, Session oder Zusatzangebot. |
| Konferenz-App | Event-Apps und Plattformen | Live-Programm aus dem Programmeditor, persönlicher Zeitplan, Push-Hinweise, Vortragsbewertung, Umfragen und Teilnehmerverzeichnis, Programm auch bei schwachem Netz abrufbar. |
| Fortbildungspunkte (CME) | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Erfassung der Fortbildungsnummer bei der Anmeldung, Anwesenheit per Badge-Scan je Session, Teilnahmebescheinigungen und Übermittlung der Punkte an die Ärztekammern. |
| Schnittstellen und Auswertung | Software für Veranstaltungsplanung und Raumbuchung | Excel-Exporte, REST-API für CRM, Mitgliederverwaltung und CMS, Anmeldung über LDAP, Shibboleth oder OpenID-Connect, Teilnahmezertifikate als PDF. |
Angaben der Firma auf ihrer Website, abgerufen am 15. Oktober 2026, geprüft am 15. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Wechsel zu Converia?
Das Unternehmen rechnet je nach Komplexität mit vier bis acht Wochen und startet meist mit der kommenden Veranstaltung statt neben einer bereits laufenden. Daten aus Excel-Listen, älteren Einreichungssystemen und Teilnehmerdatenbanken werden im Rahmen des Onboardings übernommen.
Kann Converia die Zahlungsabwicklung vollständig übernehmen?
Ja. Auf Wunsch stellt Converia Tickets und Rechnungen im Namen des Veranstalters aus und führt bei einem von der BaFin beaufsichtigten Zahlungspartner ein eigenes Konto für die Konferenz. Eingänge werden den Rechnungen zugeordnet und monatlich ausgezahlt; alternativ lassen sich eigene Kreditkartenverträge nutzen.
Für welche Veranstaltungen eignet sich Converia weniger?
Ausgelegt ist die Software auf inhaltsgetriebene Kongresse mit Programm, Beiträgen und Gutachtern. Für reine Networking-Treffen, Festivals oder einzelne Tagungen unter 100 Teilnehmenden ohne komplexes Programm empfiehlt das Unternehmen nach eigenen Angaben andere Werkzeuge.
Können Kongressagenturen mehrere Konferenzen in einem System verwalten?
Ja. Für PCOs gibt es eine Mandantenlogik, wiederverwendbare Vorlagen und ein Reporting über alle Veranstaltungen hinweg; nach Angaben von Converia betreuen Agenturen oft mehr als zehn Konferenzen im Jahr im selben System. Wiederkehrende Jahrestagungen übernehmen Strukturen aus dem Vorjahr.
Richtet Converia die Konferenz auch selbst ein?
Auf Wunsch übernimmt das Team die Einrichtung, sodass Veranstalter mit einem vorbereiteten Setup starten. Service- und Success-Pakete lassen sich monatlich dazubuchen, auch kurz vor oder während der Veranstaltung, und SLA-Verträge können feste Reaktionszeiten regeln.