Auf einen Blick
- Standorte
- Berlin (Sitz), Hamburg, Köln
- Mitarbeiter
- 12 (Eigenangabe, Oktober 2026)
- Teilnehmerzahl
- 150 bis 2.000 je Veranstaltung (Eigenangabe)
- Formate
- Kongress, Jahresauftakt, Vertriebstagung, Hauptversammlung, Firmenjubiläum, Preisverleihung, Roadshow, hybride und digitale Veranstaltungen
- Für wen
- Unternehmen, Verbände und Vereine, Kongress- und Tagungsveranstalter, Messegesellschaften
- Eigene Software
- COMNEXX (Speaker-Management), syboo (Teilnehmermanagement)
- Einsatzgebiet
- bundesweit und international
- Zertifizierung (Verlauf)
- GreenSign Office Level 4, Januar 2022
Kongresse, Jahresauftakte und Vertriebstagungen bilden den Schwerpunkt der BEEFTEA group GmbH. Die Eventagentur hat ihren Sitz in Berlin und unterhält zwei weitere Büros in Hamburg und Köln, an denen nach eigenen Angaben zusammen zwölf Beschäftigte arbeiten. Sie plant Präsenzveranstaltungen ebenso wie hybride und rein digitale Formate, ausgelegt auf 150 bis 2.000 Teilnehmende. Zu den Auftraggebern zählen mittelständische Firmen und Konzerne, Verbände sowie Messeveranstalter, die parallel zur Messe ein Kongressprogramm anbieten.
Bei Kongressen übernimmt das Team Dramaturgie und Ablauf, die Wahl der Location, Anmeldung und Betreuung der Gäste sowie Bühne, Licht, Ton und Streaming. Auf Wunsch kommen Hotel- und Reiseorganisation, die Produktion von Hauptversammlungen und begleitende Pressearbeit hinzu. Das Speaker-Management reicht von der Suche nach Referierenden über Briefing, Anreise und Unterkunft bis zu Proben und Betreuung am Veranstaltungstag. Bei großen Programmen steuert BEEFTEA diese Abstimmung über die selbst entwickelte Software COMNEXX, die nach eigenen Angaben auch im Kongressprogramm einer Berliner Fachmesse mit 600 Referierenden auf neun Bühnen genutzt wird.
Virtuelle und hybride Formate betreut ein eigenes Digital Department, von der Wahl der Plattform über Moderation, Umfragen und Fragerunden bis zur Übertragung. Ergänzend bietet die Agentur das webbasierte Anmeldesystem syboo, Event-Apps, Veranstaltungswebsites sowie Content- und Social-Media-Kampagnen rund um einen Termin. Außer Tagungen organisiert BEEFTEA Firmenjubiläen, Sommerfeste und andere Mitarbeiterevents, Preisverleihungen, Roadshows, Incentives und PR-Veranstaltungen, darunter Pressekonferenzen, die als Live-Sendung aus einem Studio laufen und bei denen Journalisten ihre Fragen digital einreichen. Bühnenbilder entstehen gemeinsam mit Architekten, Statikern und Bühnendesignern, Sponsoringkonzepte schließen die Suche nach Partnern und deren Betreuung ein.
Die Projekte finden in ganz Deutschland und im europäischen Ausland statt; hybride Veranstaltungen wurden auch mit Liveschaltungen nach China und Tokio umgesetzt. Im Januar 2022 erhielt die Agentur nach einem Audit das Siegel GreenSign Office der InfraCert GmbH in Level 4.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Kongressorganisation | Kongress- und Tagungsorganisation (PCO) | Dramaturgie, Locationwahl, Anmeldung und Betreuung der Gäste, Bühnentechnik, Hotel- und Reiseplanung, wahlweise als Baukasten oder komplett. |
| Speaker-Management mit COMNEXX | Kongress- und Tagungsorganisation (PCO) | Suche, Briefing, Reiseplanung und Proben der Referierenden, bei großen Programmen über die Eigenentwicklung COMNEXX gesteuert. |
| Jahresauftakt und Vertriebstagung | Eventagentur für Unternehmensveranstaltungen | Kick-off-Veranstaltungen und Vertriebstagungen mit eigener Dramaturgie, vor Ort, hybrid oder online. |
| Hybride und digitale Formate | Hybride und digitale Veranstaltungen | Plattformwahl, Briefing der Vortragenden, Moderation, Umfragen und Fragerunden für Publikum vor Ort und am Bildschirm. |
| Mitarbeiterevents | Mitarbeiter- und Teamevents | Sommerfeste, Kick-offs, Teamaktivitäten und hybride Formate für Belegschaften an mehreren Standorten. |
| Eventmarketing und PR-Events | Live-Marketing und Markenerlebnisse | Kundenveranstaltungen und Pressetermine, eingebundene Sponsoringpartner und Inhalte für die Kommunikation vor und nach dem Termin. |
| Teilnehmermanagement und Apps | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Webbasiertes Anmeldesystem syboo, Vertriebswerkzeug BASE, Event-Apps, Veranstaltungswebsites und QR-Einbindung. |
| Roadshows und Incentives | Promotion und Roadshows | Mobile Markenwelten im öffentlichen Raum für Tage bis Monate, im Inland und Ausland, dazu Incentive-Programme. |
| Rauminszenierung | Eventagentur für Unternehmensveranstaltungen | Bühnenkonzepte, die mit Architekten, Statikern, Bühnendesignern und Technikern entwickelt werden. |
| Beratung zum Kongressfonds Berlin | Kongress- und Tagungsorganisation (PCO) | Prüfung der Förderfähigkeit von Fachveranstaltungen in Berlin und Hilfe bei der Sustainable Event Scorecard. |
Angaben der Firma auf ihrer Website und aus weiteren öffentlichen Quellen, abgerufen am 15. Oktober 2026, geprüft am 16. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
Hilft BEEFTEA bei Förderanträgen für Kongresse in Berlin?
Ja. Für Fachveranstaltungen in Berlin prüft die Agentur, ob eine Förderung aus dem Kongressfonds des Landes infrage kommt, und unterstützt beim Ausfüllen der Sustainable Event Scorecard, die dafür Voraussetzung ist. Weil ein Agenturvertrag nicht als Beginn der Veranstaltung zählt, kann die Planung schon vor der Bewilligung anlaufen.
Lässt sich BEEFTEA auch nur für einzelne Aufgaben beauftragen?
Ja. Neben dem kompletten Eventmanagement übernimmt die Agentur auch einzelne Teilaufgaben wie die Suche nach einer Location, die technische Produktion oder das Teilnehmermanagement. Auch eine reine Strategieberatung zu Ziel, Zielgruppe, Format und Budgetrahmen ist möglich, unabhängig davon, wer später Konzept und Planung umsetzt.
Wie viel Vorlauf braucht ein Kongress mit BEEFTEA?
Ab etwa 300 Teilnehmenden rechnet die Agentur mit mindestens sechs Monaten, bei internationalem Referentenaufgebot mit mehr. Für Jahresauftakte und hybride Kongresse gelten drei bis fünf Monate als Untergrenze. Kleinere Termine sind auch kurzfristig machbar, dann bei geringerer Auswahl an Räumen und Dienstleistern.
Welche Größenordnungen hat BEEFTEA bei digitalen Formaten umgesetzt?
Nach eigenen Angaben lief ein rein digitales Event mit 5.000 Teilnehmenden und 150 Sessions über vier Tage. Eine bundesweite Vertriebstagung verband 400 Gäste vor Ort mit einem Livestream für weitere Zuschauer.