3 Firmen
Berlin
Kongressbüro der Berlin Tourismus & Kongress GmbH: neutrale Beratung zu Orten und Dienstleistern, Kongressakquise, Hotel-Charta und Förderprogramme.
Frankfurt am Main
Nationales Convention Bureau aus Frankfurt am Main: Standortmarketing, Gemeinschaftsstände auf Fachmessen, eigene Konferenzen und Marktforschung.
Hamburg
Convention Bureau der Hamburg Tourismus GmbH: Beratung, Site Inspections, Hotelkontingente und Kongressförderung für Business-Events in Hamburg.
Convention Bureaus sind die Anlaufstellen einer Stadt oder Region für Planerinnen und Planer von Tagungen, Kongressen und Firmenveranstaltungen. Häufig gehören sie zu einer städtischen Marketing- oder Tourismusgesellschaft, teils auch zu einer Messe- oder Kongressgesellschaft. Ihr Angebot umfasst Übersichten über Tagungsstätten und Hotels, die Weitergabe von Anfragen an mehrere Häuser, Besichtigungstouren, Unterstützung bei Bewerbungsunterlagen für Verbandskongresse, Kontakte zu Behörden, Hochschulen und Forschungseinrichtungen, Vorschläge für Rahmenprogramme sowie Informationsmaterial für Teilnehmende. Auf Landes- und Bundesebene vermarkten weitere Organisationen Regionen oder Deutschland insgesamt als Tagungsstandort.
Für Planer liegt der Nutzen vor allem im Überblick über einen Standort: welche Häuser zu einem Termin frei sind, wie sich Saal- und Hotelkapazitäten kombinieren lassen und ob andere Großveranstaltungen den Ort in einer bestimmten Woche bereits auslasten. Diese Marktkenntnis ersetzt keine eigenen Verhandlungen mit den Häusern, verkürzt aber die Suche.
Unter Tagungsförderung fallen Programme, mit denen Städte und Regionen nationale und internationale Kongresse gewinnen wollen. Dazu zählen Botschafterprogramme, in denen Fachleute aus der Region einen Kongress ihrer Fachgesellschaft an den eigenen Standort holen, Unterstützung bei Bewerbungen und Präsentationen vor Entscheidungsgremien sowie in manchen Fällen organisatorische oder finanzielle Hilfen. Art und Umfang unterscheiden sich von Standort zu Standort und werden deshalb im Einzelfall erfragt.
Die Ausgangslage beschreibt das Meeting- & EventBarometer 2025/26. Internationale Gäste stellten 2025 10,7 Prozent aller Teilnehmenden vor Ort, bei Seminaren, Tagungen und Konferenzen 13,5 Prozent; 9,5 Prozent der Veranstaltungen galten als international, weil mindestens jeder zehnte Gast aus dem Ausland kam. Kongresse, Tagungen und Seminare machten mit 54,1 Prozent mehr als die Hälfte aller Veranstaltungen aus. Verbände, typische Ausrichter wandernder Kongresse, stellten nach derselben Erhebung 16,3 Prozent der Veranstalter.
Eine Anfrage an ein Convention Bureau enthält sinnvollerweise die Eckdaten: möglicher Zeitraum, erwartete Teilnehmerzahl, Raumbedarf für Plenum, Parallelsitzungen und Ausstellung, Zahl der Hotelzimmer, Anforderungen an Erreichbarkeit sowie das Format. Hilfreiche Rückfragen:
Verbandskongresse werden oft Jahre im Voraus vergeben, Firmenveranstaltungen dagegen meist kurzfristiger. Entsprechend unterschiedlich ist der Vorlauf.
In Convention Bureaus arbeiten Fachleute aus Tourismus, Stadtmarketing und Veranstaltungswirtschaft, darunter Veranstaltungskaufleute und Absolventinnen von Studiengängen im Tourismus- oder Eventmanagement; eine Übersicht steht unter Studium. Ihre Pressebereiche sind als Quelle unterschiedlich ergiebig: Von sieben im Oktober 2026 gesichteten zeigten drei datierte Meldungen aus dem Jahr 2026, die übrigen Übersichtsseiten ohne zählbare Liste. Verwandte Leistungen sind Kongress- und Tagungszentren, Kongress- und Tagungsorganisation (PCO), Destination Management (DMC) und Hotel- und Zimmerkontingentbuchung.