Auf einen Blick
- Gründung
- 2013
- Standorte
- Ludwigsburg (Sitz), Köln (Niederlassung seit 2024)
- Team
- mehr als 15 Personen (Eigenangabe, 2026)
- Projekte
- über 1.000 (Eigenangabe)
- Auszeichnungen
- BrandEx Award 2023 Gold (Best Digital Event), weitere BrandEx Awards 2024 und 2025 (Eigenangaben)
- Für wen
- Unternehmen, Verbände und Vereine
- Formate
- Führungskräftetagung, Konferenz, Sales Event, Firmenjubiläum, Gala, Familienfest, Hybridveranstaltung, Digitale Veranstaltung
Sechs Formatgruppen prägen das Veranstaltungsangebot von what when why: Corporate Events, Führungskräftetagungen, Konferenzen, Sales Events, Jubiläen sowie digitale und hybride Events. Die Agentur aus Ludwigsburg arbeitet für Unternehmen und versteht Veranstaltungen als Baustein einer längeren B2B-Kommunikation. Deshalb ergänzen Kampagnen, Kommunikationsberatung und Auftrittscoaching das Eventgeschäft.
Bei Führungskräftetagungen klärt das Team zuerst, was sich nach der Tagung in der Organisation ändern soll, und baut daraus einen Ablauf aus Impulsvorträgen, Workshops und Dialogrunden; Moderation und die Vorbereitung der Vortragenden gehören dazu. Konferenzen begleitet die Agentur von der Themensetzung bis zum Veranstaltungstag, Vertriebstagungen und Kick-offs sollen Verkaufsteams auf gemeinsame Ziele einschwören. Jubiläen werden je nach Zielgruppe als Fest für Belegschaft und Familien oder als Abendgala für Kunden und Partner geplant. Digitale Formate setzt what when why mit vorproduzierten Beiträgen um, bindet Zuschauer aktiv ein und wertet die Wirkung mit Messungen vor und nach dem Event aus.
Drei weitere Bereiche reichen über den Veranstaltungstag hinaus. Im Campaigning entstehen Kampagnen, die ein Event vorbereiten, begleiten und nachbereiten, über Online-Kanäle, soziale Netzwerke und klassische Medien; Kennzahlen werden vorab festgelegt und am Ende ausgewertet. Im Consulting nimmt die Agentur die bestehende Unternehmenskommunikation auf, entwickelt ein Leitnarrativ samt Handlungsfeldern je Zielgruppe und durchleuchtet auf Wunsch ganze Veranstaltungsportfolios. Das Coaching bereitet Vorstände, Führungskräfte und Moderationsteams auf Keynotes, Townhalls, Hauptversammlungen oder Kameraauftritte vor, unter anderem mit Videofeedback, Stimmarbeit und Generalproben unter realen Bedingungen.
Gegründet wurde what when why 2013 in Ludwigsburg, wo die GmbH & Co. KG bis heute ihren Sitz hat. Im August 2024 eröffnete die Agentur in Köln ihre erste Niederlassung im Westen Deutschlands. Nach eigenen Angaben zählt das Team mehr als 15 Köpfe und hat bisher über 1.000 Projekte umgesetzt, auch im Ausland. Nach eigenen Angaben gewann die Agentur beim BrandEx Award 2023 in der Kategorie Best Digital Event die Goldstufe, 2024 und 2025 folgten weitere BrandEx-Auszeichnungen. Bereits 2021 hatte der Gründer gemeinsam mit einem Hochschulprofessor ein Fachbuch darüber veröffentlicht, wie sich Präsenz- und Onlineveranstaltungen sinnvoll verbinden lassen.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Führungskräftetagungen | Eventagentur für Unternehmensveranstaltungen | Ablauf aus Impulsen, Workshops und Dialogrunden, dazu Moderation und Vorbereitung der Vortragenden; live, hybrid oder digital. |
| Konferenzen | Eventagentur für Unternehmensveranstaltungen | Begleitung von der Themensetzung über Programm und Vortragende bis zur Durchführung, mit Formaten für Austausch und Networking. |
| Sales Events | Eventagentur für Unternehmensveranstaltungen | Vertriebstagungen, Kick-offs und Partnerveranstaltungen, die Verkaufsteams auf gemeinsame Ziele ausrichten. |
| Jubiläen und Corporate Events | Mitarbeiter- und Teamevents | Firmenjubiläen als Fest für Belegschaft und Familien oder als Abendgala für Kunden und Partner. |
| Digital- und Hybrid-Events | Hybride und digitale Veranstaltungen | Streaming- und Videoformate mit vorproduzierten Beiträgen, Beteiligung der Zuschauer und Messung vor und nach dem Event. |
| Campaigning | Live-Marketing und Markenerlebnisse | Kampagnen vor, während und nach einer Veranstaltung über Online-, Social-Media- und klassische Kanäle, mit vorab gesetzten Kennzahlen. |
| Consulting | Veranstaltungs- und Unternehmensberatung | Bestandsaufnahme der Unternehmenskommunikation, Leitnarrativ, Handlungsfelder je Zielgruppe und Prüfung ganzer Eventportfolios. |
| Speaker- und Moderatoren-Coaching | Veranstaltungs- und Unternehmensberatung | Vorbereitung von Vorständen, Führungskräften und Moderationsteams auf Bühne, Kamera und Stream, mit Videofeedback und Generalprobe. |
Angaben der Firma auf ihrer Website, abgerufen am 15. Oktober 2026, geprüft am 16. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
Wie viel Vorlauf braucht what when why für eine Konferenz oder Tagung?
Für Konferenzen kalkuliert die Agentur sechs bis zwölf Monate, weil Themen, Vortragende und Inhalte erst gefunden und aufgebaut werden müssen. Führungskräftetagungen und Vertriebsveranstaltungen brauchen je nach Größe drei bis neun Monate, einschließlich Zielklärung, Konzept und Coaching der Sprecher. Eine eventbegleitende Kampagne entsteht meist in zwei bis drei Monaten.
Wie viele Termine umfasst ein Speaker- oder Moderationscoaching?
Für eine einzelne Rede oder Keynote setzt die Agentur mindestens zwei Sitzungen an, ergänzt durch Arbeit am Redetext. Moderationscoachings laufen in der Regel über vier bis sechs Sitzungen. Theorie und Vorbereitung können online stattfinden, geprobt wird dagegen immer live, ob für Bühne, Kamera oder Streaming-Publikum.
Kann what when why Veranstaltungen in mehreren Ländern gleichzeitig steuern?
Ja. Für eine hybride Vertriebsveranstaltung im April 2026 steuerte die Agentur als federführender Dienstleister Livestreams für vier Regionen von DACH über Europa bis Amerika und Asien, verteilt auf mehrere Zeitzonen, und begleitete die Lokalisierung der Inhalte für einzelne Märkte und Sprachräume. Parallel liefen an mehr als 40 Orten lokale Veranstaltungen, die in das Hauptprogramm eingebunden waren.
Für welche Branchen und Auftraggeber arbeitet die Agentur?
Schwerpunkte liegen in Industrie und Technologie, im Energiesektor, bei Finanzdienstleistern und Versicherern sowie in der Pharmabranche. Zu den Auftraggebern zählen eigentümergeführte Industriebetriebe, Mittelständler und international tätige Konzerne. Auch Verbände gehören dazu, etwa mit einer digital durchgeführten Jahreshauptversammlung samt Abstimmungstool.