Auf einen Blick
- Gründung
- 2000
- Standorte
- Jena (Hauptsitz); Büros in Berlin und Lutherstadt Eisleben
- Erfahrung
- fast 2.300 Kongresse bis Juli 2024, über 500.000 registrierte Teilnehmende (Eigenangabe)
- Teilnehmende je Kongress
- 50 bis 10.000 (Eigenangabe)
- Für wen
- Verbände und Vereine, Kongress- und Tagungsveranstalter, Unternehmen
- Formate
- Kongress, Tagung, Workshop, hybride und digitale Veranstaltung, Industrieausstellung
- Partnerschaft
- Trusted Partner Ethical MedTech (Eigenangabe)
- Ausbildung
- IHK-Ausbildungsbetrieb (Eigenangabe)
Medizinische und wissenschaftliche Fachkongresse bilden den Schwerpunkt der CONVENTUS Congressmanagement & Marketing GmbH aus Jena. Die Kongressagentur arbeitet vor allem für Fachgesellschaften und Tagungsleitungen und betreut Veranstaltungen präsent, digital und hybrid. Neben dem Hauptsitz in Thüringen unterhält Conventus Büros in Berlin und in Lutherstadt Eisleben.
Im Kongressmanagement übernimmt je Projekt ein Team unter einer Teamleitung die Steuerung von Zeitplan, Budget und Dienstleistern. Dazu kommen Finanzierungspläne, das Einwerben von Fördergeldern und der gesamte Zahlungsverkehr. Ein wissenschaftliches Sekretariat unterstützt die Programmplanung, das Abstractmanagement organisiert Online-Einreichung und Begutachtung bis zum gedruckten oder digitalen Abstractband. Weitere Bausteine sind Referentenbetreuung, Teilnehmerregistrierung, Hotelkontingente, Venue Sourcing, Rahmenprogramme sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für den Kongress. Für Industrieausstellungen entwickelt das Team Aussteller- und Sponsorenkonzepte und berücksichtigt dabei Branchenkodizes der Medizinprodukte- und Pharmaindustrie. Auch die Fortbildungszertifizierung bei Ärztekammern und europäischen Stellen sowie Evaluationen gehören dazu.
Eine eigene Technikcrew plant Audio-, Video- und Medientechnik, Abstimmungssysteme, Liveübertragungen und Overflow-Räume. Für Posterausstellungen stehen klassische Posterwände und eine selbst entwickelte ePoster-Lösung bereit. Das hauseigene Entwicklungsteam betreibt einen Programmplaner, ein Upload-Center und Software für das Vortragshandling, setzt eLearning-Angebote auf Basis von Ilias um und erstellt Kongresswebsites mit TYPO3; nach eigenen Angaben entstehen rund 200 solcher Seiten pro Jahr. Veranstaltungstechnik, Mobiliar und Posterwände lassen sich auch mieten. Digitale Kongresse richtet Conventus seit Juni 2020 auf einer eigenen Plattform aus, mit Regie, Helpdesk, Livestream und Mediathek. In der Loftfabrik in Jena betreibt das Unternehmen zudem ein Greenscreen-Studio von rund 50 Quadratmetern für Livestreams, Talks und Filmaufnahmen.
Ein zweites Standbein ist das Geschäftsstellenmanagement: Conventus übernimmt für Gesellschaften Mitgliederverwaltung, Sekretariat und Finanzbuchhaltung ganz oder in Teilen, organisiert Gremiensitzungen und betreut wissenschaftliche Preise und Ausschreibungen.
Gestartet ist die Agentur im Frühjahr 2000, das Konzept dafür entstand 1998. Nach eigenen Angaben wurden bis Juli 2024 fast 2.300 Kongresse durchgeführt und seit der Gründung mehr als eine halbe Million Teilnehmende aus 201 Ländern registriert. Seit über zwölf Jahren bildet das Unternehmen als IHK-Ausbildungsbetrieb aus; Mitte Oktober 2026 waren eine Festanstellung für Mediengestaltung Bild und Ton sowie Aushilfsjobs ausgeschrieben.
Leistungen im Überblick
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Kongressmanagement und Projektleitung | Kongress- und Tagungsorganisation (PCO) | Teams unter sieben Teamleitungen steuern Zeitpläne, Budget, Risikoanalyse und Dienstleister je Kongress. |
| Wissenschaftliches Sekretariat und Abstractmanagement | Kongress- und Tagungsorganisation (PCO) | Programmplanung, Review-Koordination, Online-Einreichung von Vorträgen und ePostern sowie Abstractband in Druck oder digital. |
| Teilnehmer-, Referenten- und Hotelmanagement | Teilnehmer- und Registrierungsmanagement | Online-Registrierung mit Gebührenabwicklung, Betreuung von Vortragenden samt Reiseplanung und gebundene Zimmerkontingente. |
| Industriemarketing und Ausstellung | Kongress- und Tagungsorganisation (PCO) | Aussteller- und Sponsorenkonzepte unter Beachtung von FSA- und Ethical-MedTech-Kodex, Standplanung und Ausstellerbetreuung. |
| Zertifizierung und Evaluation | Kongress- und Tagungsorganisation (PCO) | Antrag auf Fortbildungspunkte bei Kammern und UEMS-EACCME, elektronische Teilnehmererfassung und Auswertung der Evaluation. |
| Kongresstechnik | Streaming und Broadcast | Eigene Technikcrew für Audio, Video, TED-Abstimmung, Overflow, Liveübertragung und Kongress-TV; Vermietung von Technik und Mobiliar. |
| IT-Service und Kongresssoftware | Event-Apps und Plattformen | Programmplaner, Upload-Center, Präsentationssoftware für Vorträge und ePoster, eLearning mit Ilias, Webapps und TYPO3-Websites. |
| Geschäftsstellenmanagement | Veranstaltungs- und Unternehmensberatung | Mitgliederverwaltung, Sekretariat, Finanzbuchhaltung und Gremienorganisation für Gesellschaften, komplett oder in Teilbereichen. |
| Digitale und hybride Kongresse | Hybride und digitale Veranstaltungen | Eigene Plattform seit 2020 mit Regie, Preview-Meetings, Helpdesk, Upload-Center, Livestream mit Fragetool, Mediathek und digitaler Industrieausstellung. |
| Greenscreen-Studio | Streaming und Broadcast | Studio mit rund 50 m² und 4 m lichter Höhe in Jena für Livestreams, Webinare, Talks und Filmproduktionen, mit HD- und 4K-Kameras, Kamerakran und Teleprompter; Drehs auch außerhalb. |
Angaben der Firma auf ihrer Website, abgerufen am 13. Oktober 2026, geprüft am 16. Oktober 2026. Zahlen mit dem Zusatz „Eigenangabe“ stammen allein von der Firma. Alle Angaben ohne Gewähr.
Häufige Fragen
Für welche Teilnehmerzahlen organisiert Conventus Kongresse?
Nach eigenen Angaben betreut das Teilnehmermanagement Veranstaltungen von etwa 50 bis zu 10.000 Teilnehmenden. Bei Posterausstellungen reichen die Erfahrungswerte von zwei bis 2.000 Postern, wahlweise auf klassischen Posterwänden oder elektronisch.
Unterstützt Conventus Fachgesellschaften bei der Bewerbung um einen Kongress?
Ja, die Agentur begleitet Bid-Prozesse. Beim Venue Sourcing prüft sie Tagungsorte auf Verfügbarkeit, Kosten und Verträge, gleicht Termine mit themenverwandten Veranstaltungen ab und organisiert Besichtigungen vor Ort.
Wie lange wird eine Kongresswebsite betreut?
Die Betreuung einer Kongresshomepage läuft in der Regel zwei Jahre. Inhaltliche Änderungen setzt das Redaktionsteam nach eigenen Angaben binnen eines Werktags um; Apps entstehen als Webapp oder hybride App, native Apps über Partner.
Wie kommt die Kongresstechnik zum Veranstaltungsort?
Für den Transport nutzt Conventus einen eigenen Fuhrpark und eine Kooperation mit der Deutschen Bahn. Lokale Dienstleister am Kongressstandort werden in die technische Planung eingebunden.